Para un archivo, prestar documentos consiste en entregarlos a personas ajenas a él, de manera controlada y durante un tiempo limitado.

El Archivo Administrativo General solamente efectúa préstamos internos, es decir, remite documentación a la unidad administrativa del Sector Público Foral que la gestionó. Si alguna requiere ver expedientes de otra unidad, debe autorizárselo la productora, para garantizar la confidencialidad.

Así se canalizan también, por lo general, las solicitudes que proceden de organismos externos y de la ciudadanía. Esta última puede, además, dirigirse al Archivo Histórico Foral de Bizkaia si la documentación es antigua pero no ha sido transferida a ese centro desde el Archivo Administrativo, o realizar a la Diputación una "Solicitud de Acceso a la Información Pública". Cualquier persona tiene derecho a consultar documentos públicos y obtener su copia, en ambos casos bajo ciertas condiciones; pero nunca a llevárselos prestados, por motivos de seguridad.

El Archivo Administrativo General recibe las solicitudes a través de la aplicación informática de gestión archivística, que registra qué y quién pide la documentación para asegurar la pertinencia y la trazabilidad del préstamo. El sistema robotizado busca la caja o cajas correspondientes y las lleva al puesto de trabajo, en donde el personal comprueba que se va a servir lo correcto.

Cuando se han pedido expedientes sueltos, los mete en cajas rotuladas al efecto; es una medida adicional de seguridad y confidencialidad.

La documentación viaja siempre en transporte foral a cargo de personal del Archivo. Se entrega en mano y va acompañada de un albarán en donde firma y se identifica quien la recibe, porque en ese momento el Archivo le traspasa la custodia de lo prestado, cambio que dura hasta que se efectúe la devolución.

El Archivo Administrativo General ha establecido como buena práctica el intentar servir todos los préstamos en menos de 24 horas desde que se hayan registrado en el sistema. 

Información complementaria

Proceso de préstamo de archivos (7,8 MB)