El Servicio de Patrimonio que gestiona los diferentes seguros de DFB busca mejorar la información que disponen de las interacciones con los departamentos

Reto y subretos:

¿Cómo podríamos mejorar la comunicación e información proveniente de los departamentos donde se producen incidentes potencialmente sujetos a cobertura de un seguro (póliza) contratada por la DFB?

  1. ¿Cómo podríamos recoger la información con una visión integral?
  2. ¿Cómo podríamos estructurar la información que viene de diferentes canales?
  3. ¿Cómo podríamos velar por una trazabilidad ordenada en el tiempo de las comunicaciones y de datos/cambios realizados por diferentes usuarias y departamentos (con diferentes permisos/roles)?
  4. ¿Cómo podríamos facilitar la búsqueda del contenido de las comunicaciones e información previamente recogida y estructurada?

La solución ganadora: Plataforma integral de gestión y tramitación electrónica para agilizar la comunicación en la resolución de incidencias producidas sujetas a cobertura de una póliza de seguro contratada por la DFB

Reclamaclick ha desarrollado una plataforma integral de gestión y tramitación electrónica, diseñada para mejorar la comunicación y coordinación en la resolución de incidencias sujetas a la cobertura de pólizas de seguro contratadas por la DFB. La solución contempla a todos los agentes involucrados en la gestión de las incidencias.

Además, la herramienta cuenta con un sistema automático de notificaciones para informar a la mediadora de seguros, facilitando así la interacción y coordinación entre las partes. Entre sus funcionalidades adicionales destacan la visualización del estado de las incidencias, recepción de alertas, autorizaciones, y la opción de adjuntar documentación relevante.

Piloto GovTech: Mejora de la comunicación y coordinación en la tramitación de incidencias sujetas a cobertura de una póliza de seguro contratada por la DFB

El piloto govtech es la implementación de una solución govtech en un espacio real pero controlado, para comprender las oportunidades e impactos de usar una tecnología en un contexto específico y para un reto en concreto.

En este caso, el piloto ha consistido en:

  • Adaptación de la estructura de la consola de cada parte implicada.
  • Diseño de flujos de tramitación de incidencias sujetas a la cobertura de seguros contratados por la DFB.
  • Diseño de un panel de control superusuario para consultar el estado de todas las incidencias y la información asociada a cada una de ellas.
  • Diseño del cuadro de mando interactivo generando un repositorio de información para la explotación de datos y toma de decisiones, junto a la elaboración de informes mensuales basados en los datos
  • Realización de pruebas y testeos internos de todas las tipologías de incidencias a través de las diferentes consolas definidas.
  • Preparación de manuales específicos para el uso de la plataforma: por un lado, manual de usuario para el Servicio de Patrimonio, y, por el otro, manual específico para el panel de superusuario.

Un piloto solo fracasa si no genera aprendizajes

El piloto finaliza con una Sesión de Aprendizaje en la que se evalúa si la solución pilotada ha dado respuesta al reto, se valoran las especificaciones y funcionalidades técnicas de la herramienta y se analiza cómo la introducción de esta nueva herramienta impacta en el servicio o proceso.

Gracias al piloto, se han identificado qué funcionalidades o especificaciones técnicas son relevantes para obtener buenos resultados y facilitar el análisis de éstos por parte del equipo. Aunque el equipo de Seguros ya tenía claro qué quería por el conocimiento de su servicio, el piloto ha ayudado a concretar las funcionalidades que mejor agilizarían la tramitación.