El itinerario planteado y las herramientas disponibles en xertatu:adi tienen por objetivo facilitar que el desarrollo del proceso sea un éxito. Además de ello es también necesario adoptar medidas para la dinamización interna del proceso, de forma que se asegure que progresa de forma adecuada y que la empresa adquiere las habilidades necesarias para llevar a cabo sucesivas iteraciones del ciclo de mejora.

Designar una persona responsable interna

Xertatu:adi implica, ante todo, un proceso. Llevar adelante un proceso con éxito conlleva designar claramente la persona que dentro de la organización será responsable del mismo. Por tanto, la dirección de la empresa debe designar la persona (o equipo) responsable de la implantación de xertatu:adi y facilitar la disponibilidad de tiempo y recursos suficientes para que pueda liderar el proyecto.

Las funciones de esta persona serán:

• Adquirir una formación mínima sobre lo que significa el concepto RSE y los retos que plantea para las organizaciones.
• Ser el/la interlocutor/a con la persona facilitadora para implantar xertatu:adi, cuando el proceso sea acompañado por un/a consultor/a homologado/a.
• Coordinar las dedicaciones de personas de la organización para las tareas de diagnóstico y elaboración del plan de actuación en RSE.
• Impulsar el desarrollo de las acciones contempladas en el plan de actuación anual en RSE, realizando seguimiento de las mismas y analizando las desviaciones detectadas.
• Coordinar las actividades de comunicación interna del proceso y los resultados de implantar xertatu:adi.
• Asegurar que el proceso de diagnóstico y mejora continua en RSE queda implantado en la empresa e integrado en sus sistemas de gestión.

Comunicación interna del proceso

Realizar una buena comunicación del proceso xertatu:adi a todas las personas que trabajan en la empresa es clave para el buen desarrollo de su implantación.

La participación de las personas de la organización es fundamental para que el giro de la organización hacia la sostenibilidad sea sostenido porque se inserta en la cultura que se vive en la empresa. Además, son las personas de la organización las encargadas de poner en marcha las acciones que se contemplen en el plan de mejora y, por tanto, es imprescindible contar con su participación activa para que el proceso se desarrolle con éxito.

La transparencia es clave en la aplicación de xertatu:adi para que el proceso haga despertar en las personas de la empresa expectativas acordes con los resultados previsibles. Por último, los/las trabajadores/as de la empresa son en todos los casos uno de los grupos de interés de mayor importancia en la empresa, por lo que la recogida sus expectativas y las respuestas ofrecidas a éstas son un componente esencial de la responsabilidad social de cada empresa.

En resumen, la comunicación a las personas es clave para la credibilidad del proceso y la participación en el mismo y deben, al menos, establecerse tres momentos de comunicación a la plantilla:

• en el arranque del proceso
• tras el diagnóstico y la elaboración del plan de actuación
• tras la evaluación y para el inicio de un nuevo ciclo de mejora

Aunque xertatu:adi no lo propone explícitamente en el itinerario antes expuesto, la empresa puede articular algún cauce de participación para personas no ligadas al equipo directivo durante las fases de diagnóstico y de elaboración del plan de actuación.

La comunicación de los resultados del diagnóstico y las acciones de mejora que la empresa extrae del mismo debe perseguir, en primer término, que las personas de la organización otorguen credibilidad al proceso porque sólo así se obtendrá el respaldo de todos/as y la motivación suficiente para que se lleve a cabo con garantías de éxito. El segundo objetivo de la comunicación en este momento será movilizar la participación de las personas en los equipos de trabajo que se formen para dinamizar las actividades integradas en el plan de mejora. La honestidad, la transparencia y la sana autocrítica son los valores que deben guiar esta comunicación para conseguir ambos objetivos: credibilidad y participación.

Dejar implantado el proceso xertatu:adi

La RSE es un camino más que una meta. Orientarse a alcanzar el punto más adecuado para contribuir al "equilibrio sostenible de los lugares en que operan" es una utopía razonable que obliga a estar permanentemente en camino. Esta es la razón por la que xertatu:adi es una metodología basada en un itinerario cíclico de mejora continua.

Que el proceso de diagnóstico y mejora continua en RSE quedé implantado en la empresa es una tarea que acompaña todo el primer ejercicio de puesta en práctica de xertatu:adi en la empresa. La persona (o equipo) responsable interna debe durante este tiempo adaptar el proceso a las peculiaridades de la empresa, incorporar este proceso al "mapa de procesos" (u otro elemento de gestión) de la empresa de forma que su continuidad quede asegurada.

A estas alturas ya está claro que xertatu:adi no pretende abarcar todos los aspectos metodológicos que implica un proceso de mejora continua en la empresa. No incluye herramientas para la formación de equipo de mejora o para orientarse a la gestión por procesos. Xertatu:adi no trata de inventar sistemas de gestión, sino de adaptar la práctica de la mejora continua al reto de la RSE. Ofrece, por tanto, flexibilidad para que la empresa practique sus propios métodos y sistemas. Esta es una ventaja para integrar la gestión de la RSE en el resto de sistema de gestión de la empresa, como ya se ha mencionado.

Para ello se debe dar respuesta a preguntas como las siguientes:

• ¿qué indicadores RSE se integrarán en el cuadro de mando de la empresa?
• ¿cómo se relaciona el proceso de mejora RSE con otros procesos de la empresa?
• ¿cómo se relaciona el plan de mejora en RSE con el plan de acción o mejora anual de la empresa?
• ¿el diagnóstico en RSE es coincidente en el tiempo con otros elementos para la elaboración del plan de acción anual general de la empresa?
• ¿cómo se incorporará la visión de sostenibilidad a la próxima revisión de la estrategia de la empresa?
• ¿cómo revisa la dirección el proceso de diagnóstico y mejora en RSE?

Seguir el itinerario que marca xertatu:adi no implica coartar la creatividad de la empresa. Es un itinerario absolutamente natural en la mejora continua, con las particularidades (en diagnóstico y planificación) que la RSE exige. No obstante, la aplicación de xertatu:adi no excluye otras actividades o herramientas que pueden apoyar la apuesta de la empresa por la sostenibilidad. La RSE es de hecho una puerta abierta a la creatividad y a la innovación.