La transferencia no implica que se ceda al Archivo la titularidad o propiedad de los documentos. En cambio, sí se le traspasa su custodia, es decir, la responsabilidad de mantenerlos en perfectas condiciones, manipularlos con seguridad y gestionarlos bien, permitiendo acceder a ellos cuando sea legítimo e impidiendo que los consulte quien no deba.

Esto implica que no puede haber un solo error en los envíos, que se deben hacer ordenadamente y controlados mediante la aplicación informática. De comprobarlo se encarga el personal de Ganguren cada vez que llega al Archivo una remesa de cajas, cotejando el albarán que las acompaña con lo que realmente ha llegado.

Después, pasa a dar órdenes a la aplicación que controla el sistema robotizado. Esta calcula automáticamente el número de bandejas necesarias para albergar las cajas en el depósito. Un robot elevador selecciona las que tienen espacio libre y las van poniendo en unos carros mecánicos, que las llevan hasta los puestos de trabajo. Allí, el personal coloca las cajas y, después, escanea sus códigos de barras para asegurarse de que las cajas colocadas sean las previstas según la aplicación y estén en el orden correcto. Tras la validación, el carro lleva la bandeja al robot, que la introduce en la celda adecuada, al par que la aplicación registra las coordenadas de esta.

La documentación se guarda en cajas elaboradas ex profeso para uso en archivos. Son de cartón para que la documentación transpire, porque las de plástico concentran la humedad y propician la aparición de hongos y otros microorganismos; libres de ácido, que podría corroer el papel; y de tamaño (estándar o especial) adaptado a su contenido, para evitar pliegues innecesarios que acaben tazando los documentos.

Información complementaria

Proceso de ubicación y custodia de archivos (11,7 MB)