La transferencia es un procedimiento archivístico por el cual los documentos, cuando han llegado a esa etapa de su ciclo de vida, se trasladan desde las unidades administrativas donde se gestionaron a un archivo, para asegurar su conservación durante el tiempo que corresponda.

En el caso del Archivo Administrativo General, supone recibir en el depósito de Ganguren la documentación - en su inmensa mayoría, expedientes cerrados- que le remite un Departamento o entidad foral. Comienza en la unidad administrativa, donde la persona responsable de una serie (conjunto) documental se encarga de prepararla: etiquetarla, colocarla en cajas y estas en jaulas para su transporte, y realizar en la aplicación informática la solicitud de envío.

Un camión del Parque Móvil foral recoge las jaulas dos veces por semana y las entrega en el Archivo. En la recepción, el personal operario de Ganguren comprueba que el material recibido coincida con el que figura en el albarán de envío. Si es correcto, lo registra en el sistema informático como recibido; si hay anomalías, lo devuelve a la unidad remitente para que las corrija.

La confidencialidad durante todo el proceso está garantizada, pues en ningún momento del traslado se deja la documentación sin que el personal foral la controle.

Una vez transferidos, los documentos quedan a disposición de las unidades administrativas, que pueden solicitarlos en préstamo siempre que los necesiten para su gestión habitual o para responder a consultas de la ciudadanía.

Información complementaria

Proceso de transferencia de archivos (13,3 MB)