El Archivo Administrativo General está completamente automatizado. Se vale de dos aplicaciones: una, obra de la sociedad foral Lantik, S.A., controla la documentación; otra, de Dematic, S.A., el sistema robotizado. Ambas ofrecen un alto nivel de seguridad de la información, tanto sobre los datos de la documentación que gestionan como para dejar traza de todas las operaciones archivísticas que se efectúan sobre los documentos.

En el edificio de Ganguren trabajan cuatro personas. Las tres operadoras-conductoras tienen como función principal el controlar y registrar los movimientos físicos de la documentación: salidas en préstamo, llegadas por devolución de estos o por transferencias, instalación en el depósito, preparación de los préstamos, y expurgos. Además, sirven a diario los préstamos de pequeño o medio volumen que han solicitado las unidades administrativas. Quien ejerce como encargada del Archivo Automatizado supervisa y en su caso colabora en esas tareas, se ocupa de la gestión de las instalaciones, participa en el diseño de procedimientos y es enlace con la jefatura del Archivo.

En la Biblioteca Foral se encuentran otras dos personas: quien desempeña la jefatura directa del Sistema de Archivo; y la técnica de Archivo Electrónico de la Diputación Foral, que se ocupa de lo archivístico en la planificación, desarrollo y mantenimiento de los sistemas de gestión documental, en cualquier soporte (papel o digital).

El personal del Archivo es funcionario, lo que garantiza su confidencialidad y su especialización para las tareas que le están encomendadas.

El transporte masivo por transferencia o préstamo se lleva a cabo mediante el servicio de Parque Móvil de la Diputación, que está asimismo al cargo de funcionariado foral.

Gracias a la eficaz combinación de todos esos recursos, el Archivo Administrativo General entrega más del 90% de las peticiones en menos de 24 horas, incluso en la misma mañana si se han solicitado a primera hora.