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Guía para el registro de los datos en el programa de ayuda. Régimen general de IVA

1. GENERALIDADES: OBLIGACIÓN Y CONTENIDO

Desde enero de 2014, las personas físicas, entidades en atribución de rentas y Las herencias que se hallen pendientes del ejercicio de un poder testatorio , que desarrollan actividades económicas deben llevar y conservar un único libro, denominado Libro Registro de Operaciones Económicas.

¿Cuál es el contenido del libro registro?

El libro registro de operaciones económicas deberá contener todas las operaciones económicas realizadas en el desarrollo de todas las actividades económicas llevadas a cabo por el obligado tributario, las cuales se clasificarán en los siguientes capítulos:

  • Ingresos y facturas emitidas.
  • Gastos y facturas recibidas.
  • Bienes afectos o de inversión.
  • Determinadas operaciones intracomunitarias.
  • Provisiones de fondos y suplidos.
¿Hay algún plazo para realizar las anotaciones registrales?

Deberán hallarse asentadas con anterioridad al día 25 de los meses de abril, julio y octubre, y al día 31 de enero, anotándose el conjunto de operaciones realizadas en cada trimestre.

No obstante, las operaciones respecto de las cuales no se expidan facturas o se expidan facturas simplificadas deberán anotarse en el plazo de siete días a partir del momento de la realización de las operaciones, siempre que este plazo sea menor que el señalado en el apartado anterior.

¿Qué es el modelo 140?

Durante el mes de febrero (en el ejercicio 2014 el plazo excepcionalmente ha sido hasta el 30 de junio de 2015) se deberá presentar por vía telemática el modelo 140 que contendrá la información recogida en el libro-registro correspondiente al año anterior.

Programa de ayuda

En la página www.bizkaia.eus/libros disponen de información completa en relación a esta obligación formal y pueden descargarse el programa de ayuda (descarga del programa).

En cada ejercicio, deberá rellenar un libro que incluya los datos de todas sus actividades económicas. Cada ejercicio deberá descargar un nuevo programa de ayuda pero podrá recuperar los datos del ejercicio anterior que le sean de utilidad. Este programa informático es el único medio para poder enviar el modelo 140.

No obstante, se ha incorporado al programa de ayuda del Libro Registro de Operaciones Económicas publicado por la Diputación Foral de Bizkaia un módulo que permite realizar la importación de los registros de dicho Libro creados en otros programas informáticos diferentes.

2. CREACIÓN DEL LIBRO Y ALTA DE LA ACTIVIDAD

Una vez instalado el programa de ayuda se debe crear el libro registro. En la primera pantalla se marca nuevo

crear libro registro de operaciones económicas

Se rellenan los datos del declarante

Datos del declarante

Si es la primera vez que se ha entrado en el programa, al pulsar “Aceptar” nos enlazará directamente con la página de actividades económicas para rellenar los datos.

Si ya hemos entrado más veces, nos llevará de nuevo a la pantalla central, en la que veremos que este declarante ya tiene creado su libro.

Una vez creado el libro con los diferentes botones irá dando de alta actividades (si tiene más de una se anotarán de forma separada pero dentro del mismo libro), y dará de alta los bienes afectos y anotará los ingresos y gastos de sus actividades.

crear libro registro de operaciones económicas

Dar de alta la actividad

Si es la primera vez que se ha entrado en el programa, al pulsar “Aceptar” al crear el libro nos enlazará directamente con la página de actividades económicas para rellenar los datos.

Si ya hemos entrado más veces, nos llevará de nuevo a la pantalla central, en la que veremos que ya tiene creado su libro y pincharíamos en actividades.

alta

Nos aparece una nueva pantalla y deberemos indicar nuestra actividad y todos los datos necesarios a efectos de IRPF e IVA. Aparecerán descritos en color rojo los campos obligatorios, que hay que rellenar siguiendo un orden de arriba hacia abajo.

Datos de la actividad

3. CAPÍTULO DE BIENES AFECTOS O DE INVERSIÓN

Ejemplos:

  1. Alta de un bien inmueble
  2. Alta de teléfono
  3. Como hacer agrupaciones
  4. Alta medio de transporte afecto a la actividad al 50%

La primera vez que se accede a este capítulo desde el menú general:

Bienes afectos

1. Ejemplo de alta de un bien inmueble
  1. Al dar de alta el bien entraremos en el capítulo de bienes afectos o de inversión, y le damos a la casilla nuevo, en la pantalla que se abre marcaremos: en tipo de operación "A", en tipo de bien elegiremos "Local" u "otros inmuebles" según el caso, y rellenaremos: la fecha de la operación, la fecha de inicio de la utilización del bien en la actividad, el título, los datos relativos al bien y el % de afectación del mismo a la actividad económica.
  2. Alta de bien

  3. Si el bien ha sido adquirido en el ejercicio hay que dar de alta la factura correspondiente a la compra, indicando en tipo de operación "G" y tipo de registro "A", rellenando los datos que aparecen en rojo, y eligiendo el bien de nuestro inventario.
  4. factura bien inversion

2. Ejemplo de alta de teléfono
  1. En el capítulo de inversiones damos de alta el teléfono. Pondremos como Tipo de operación "A" Alta de bien, indicando la fecha de compra, la de inicio de uso en la actividad, si es propiedad o no. En el desplegable de tipo de bien elegiremos si es un teléfono fijo o móvil y por último indicaremos el porcentaje de afectación a la actividad, posteriormente si es un bien adquirido en este ejercicio deberemos de dar de alta la factura correspondiente en el capítulo de gastos y facturas recibidas.
  2. Alta de teléfono

  3. Si el bien ha sido adquirido en el ejercicio hay que dar de alta la factura correspondiente a la compra, indicando en tipo de operación "G" y tipo de registro "A", rellenando los datos que aparecen en rojo, y eligiendo el bien de nuestro inventario.
  4. alta de factura bien inversión

3. Cómo hacer agrupaciones

Si los gastos de los teléfonos vienen en una sola factura podemos utilizar la herramienta agrupación de bienes para poder reflejar todo el gasto de forma conjunta. Una vez que hemos dado de alta todos los teléfonos la agrupación se realiza de la siguiente manera:

  1. En el capítulo de bienes afectos o de inversión pinchamos en el icono “agrupaciones”
  2. icono agrupaciones

  3. Rellenamos los datos necesarios para realizar la agrupación: Telefonía, Fecha de alta y la descripción. Nos aparece un listado con los teléfonos que tenemos dados de alta, realizamos una selección con los teléfonos que pertenecen a una misma factura y con la flecha se trasladan al cuadro derecho, pulsamos aceptar y ya tenemos la agrupación realizada.
  4. Datos de la Agrupación

  5. Posteriormente cuando anotemos en el capítulo de gastos y facturas recibidas la factura relacionada con ambos teléfonos, elegiremos la agrupación realizada.
4. Ejemplo de alta de medio de transporte afecto al 50%

Para registrar un alta de un bien afecto o de inversión, accederemos al capítulo de bienes afectos o de inversión. y rellenaremos los datos marcados en rojo, se ha supuesto una afectación del vehículo a la actividad del 50%.

automovil

Si ha sido adquirido en este ejercicio, además de en este capítulo deberemos registrar el gasto en el capítulo de gastos y facturas recibidas. Rellenamos los datos que vienen marcados en rojo.

alta factura bien afecto

4. CAPÍTULO DE INGRESOS Y FACTURAS EMITIDAS
Factura emitida a un cliente por una prestación de servicios no exenta de IVA

Accedemos al capítulo de Ingresos y facturas emitidas, pulsamos el botón de nuevo y rellenamos los datos en rojo.

Datos generales
  1. Tipo de Operación: “A” Ingresos/ventas /otras operaciones con Factura.
  2. Tipo de Registro: “A” Factura.
Datos identificativos (del declarado/cliente y de la factura)
  1. Clave Identificación declarado cliente: (1) Corresponde a un NIF.
  2. NIF declarado: 11111111H.
    Apellidos y nombre o denominación social declarado: CLIENTE 1 1.
  3. Identificación de la factura o justificante: R15152 y Fecha de expedición: 01/01/2015.
Datos económicos
  1. Seleccionamos la Actividad y la Cuenta PGC: 705 prestación de servicios.
  2. Rellenamos el Importe Ingreso: 1000,00; la Base imponible IVA: 1000,00 y el Tipo IVA: 21%.

Factura Prestación de Servicio

5. CAPÍTULO DE GASTOS Y FACTURAS RECIBIDAS

Ejemplos:

  1. Registro de la factura de Iberdrola por el suministro eléctrico
  2. Registro de la factura de Euskaltel por telefonía
  3. Copiar un asiento del Libro Registro de Operaciones Económicas
  4. Registro de la prima del seguro de responsabilidad civil
  5. Registro de la cuota de la Seguridad Social para trabajadores autónomos
  6. Registro de la factura recibida de material de oficina de Euro Tinta SL
  7. Registro de la factura de gasolina emitida por Solred
  8. Registro de un recibo del IBI
  9. Registro de la prima del seguro de un inmueble
  10. Registro de la prima del seguro de un automóvil
  11. Registro de la aportación/contribución a la mutualidad obligatoria
Registro de la factura de Iberdrola por el suministro eléctrico

Para registrar una factura de suministro de energía, por ejemplo del mes de enero correspondiente al 31-01-2015 y recibida por ejemplo el 14-07-2015, por importe de 100€ más IVA del 21%, accederemos al capítulo de Gastos y facturas recibidas y damos a nuevo. Previamente al ser un gasto relacionado con un bien afecto, habrá que haber registrado este bien en el Capítulo de bienes afectos o de inversión. En este caso el gasto de energía eléctrica debe estar asociado al local o inmueble donde se desarrolla la actividad (afecto al 100%) para que se considere gasto deducible.

Anotamos los campos en rojo:

Datos generales
  1. Tipo de Operación: A Gastos/compras/otras operaciones con Factura.
  2. Tipo de Registro: A Factura.
Datos identificativos (del proveedor y de la factura)
  1. Clave Identificación declarado proveedor: "1" Corresponde a un NIF; NIF declarado: A95554630; Apellidos y nombre o denominación social declarado: IBERDROLA
  2. Identificación de la factura o justificante: MES ENERO Fecha de expedición: 31/01/2015; Fecha de recepción: 14/07/2015
Datos económicos
  1. Seleccionamos Actividad; la Cuenta PGC: 628 y el tipo de bien.
  2. Rellenamos: Importe Gasto:100,00 ; Base imponible IVA: 100 Tipo IVA: 21%.

energía eléctrica

Registro de una factura de euskaltel correspondiente a los teléfonos móvil y fijo

Para registrar una factura de telefonía,por ejemplo del mes de enero correspondiente al 31-01-2015 y recibida el 05-02-2015 por importe de 66,63 € más IVA del 21%, accederíamos al capítulo de Gastos y facturas recibidas. Previamente al ser un gasto relacionado con un bien afecto, habría que haber registrado este bien en el Capítulo de bienes afectos o de inversión. En este caso el gasto de telefonía debe estar asociado a los teléfonos afectos a la actividad.

Al objeto de facilitar el registro de facturas en las que se incluye el gasto asociado a varios bienes, el programa permite la agrupación de estos bienes en el capítulo de bienes de inversión, con los que se relacionará el gasto en cuestión. Si no se hiciera la agrupación, habría que realizar un registro para los gastos relacionados con el teléfono móvil y otro registro para los gastos relacionados con el teléfono fijo.

Anotamos los campos en rojo:

Datos generales
  1. Tipo de Operación: A Gastos/compras/otras operaciones con Factura.
  2. Tipo de Registro: A Factura.
Datos identificativos (del proveedor y de la factura)
  1. Clave Identificación declarado proveedor: (1) Corresponde a un NIF; NIF declarado: A48766695;
  2. Apellidos y nombre o denominación social declarado: Euskaltel.
  3. Identificación de la factura o justificante: ENERO 2015 Fecha de expedición: 31/01/2015; Fecha de recepción: 05/02/2015.
Datos económicos
  1. Seleccionamos Actividad; la Cuenta PGC: 629 Otros servicios y el tipo de bien (elegimos la agrupación de ambos teléfonos).
  2. Rellenamos: Importe Gasto:66,63 y Base imponible IVA: 66,63 Tipo IVA: 21%.

Registro factura teléfono

3. Copiar un asiento del Libro registro de operaciones económicas

Si tenemos varios registros que son siempre iguales, podemos copiar uno ya registrado y modificar lo que corresponda, posicionándonos previamente en uno de los registros ya existentes, se crea un nuevo registro con los mismos datos que el original seleccionado. Sobre este nuevo creado podremos hacer las modificaciones necesarias antes de guardarlo (esta acción nos resultará de utilidad cuando tengamos que registrar un nuevo ingreso a un mismo cliente, donde solo se modifican unos pocos datos, como pueden ser la identificación de la factura, su fecha y sus importes económicos)

Por ejemplo la factura de teléfonos que recibimos todos los meses:

  1. Accederemos al Capítulo de Gastos y Facturas recibidas, nos posicionamos en un registro anterior y damos a copiar:
  2. copiar anotación 1

  3. Duplicará ese asiento correspondiente al mes de enero, el programa lo abre y podemos modificar, la fecha o el importe o lo que corresponda.
  4. copiar anotacion 2

 

4. Registro de la prima del seguro de responsabilidad civil

Para registrar el recibo referente a la prima de seguro por importe de 2.000€ del 1 de julio de 2015, por ejemplo , accederíamos al capítulo de Gastos y Facturas recibidas. Esta prima no está asociada a ningún bien afecto y por tanto no hay que relacionarla con ellos. Se deben de anotar los campos en rojo que son los siguientes:

Datos generales

Tipo de Operación: "B" Gastos/compras/otras operaciones no requieren factura (ejemplo Nómina).

Datos identificativos (del proveedor y de la factura)

Identificación de la factura o justificante: SEGURO RESPONSABILIDAD CIVIL JUNIO 2015 y Fecha de operación: 30/06/2015

Datos económicos
  1. Seleccionamos la Actividad y la Cuenta PGC: 625 primas de seguro
  2. Rellenamos el Importe Gasto: 2.000,00

seguro de responsabilidad civil

5. Registro de la cuota de la Seguridad Social para trabajadores autónomos

Para registrar el recibo referente a las cuotas de autónomos por importe de 175 € de fecha 30 de junio de 2015, por ejemplo, accederíamos al capítulo de Gastos y Facturas recibidas. Estas cuotas no están asociadas a ningún bien afecto y por tanto no hay que relacionarlas con ellos. Los campos en los que se debe de anotar son los siguientes:

Datos generales

Tipo de Operación: "B" Gastos/compras/otras operaciones no requieren factura (ejemplo Nómina).

Datos identificativos (del proveedor y de la factura)
  1. Identificación de la factura o justificante: AUTONOMOS JUNIO 2015
  2. Fecha de operación: 30/06/2015
Datos económicos
  1. Seleccionamos la Actividad y la Cuenta PGC: 649 seguridad social a cargo de la empresa
  2. Rellenamos el Importe Gasto: 175,00

cuota autónomos

7. Registro de la factura recibida de material de oficina de Euro Tinta SL

Para registrar una factura de material oficina, concretamente tinta para la impresora, correspondiente por ejemplo al 01/06/2015 por importe de 100€ más IVA al 21%, accederíamos al capítulo de Gastos y facturas recibidas. Previamente al ser un gasto relacionado con un bien afecto, habría que haber registrado este bien en el Capítulo de bienes afectos o de inversión. En este caso el gasto de tinta debe estar asociado al equipo informático (afecto al 100%) para que se considere gasto deducible. Como el IVA es deducible el importe del Gasto coincide con la Base Imponible de IVA.

Anotamos los campos en rojo:

Datos generales
  1. Tipo de Operación: A Gastos/compras/otras operaciones con Factura.
  2. Tipo de Registro: A Factura.
Datos identificativos (del proveedor y de la factura)
  1. Clave Identificación declarado proveedor: "1" Corresponde a un NIF. NIF declarado:14210318k; Apellidos y nombre o denominación social declarado: EURO TINTA SL.
  2. Identificación de la factura o justificante: TONER; Fecha de expedición: 01/06/2015; Fecha de recepción: 14/07/2015
Datos económicos
  1. Seleccionamos: Actividad; la Cuenta PGC: 629 y el tipo de bien
  2. Rellenamos: Importe Gasto:100,00 ; Base imponible IVA: 100 Tipo IVA: 21%

Registro factura material oficina

Registro de una factura de gasolina emitida por Solred

Para registrar una factura de suministro de gasolina de fecha 31-01-2015 recibida el 05-02-2015 por importe de 686€ más IVA del 21%, accederíamos al capítulo de Gastos y facturas recibidas. Previamente al ser un gasto relacionado con un bien afecto, habría que haber registrado este bien en el Capítulo de bienes afectos o de inversión. En este caso el gasto de gasolina debe estar asociado al turismo afecto a la actividad para que se considere gasto deducible.

En este caso, al estar el turismo afecto al 50%, el gasto en carburante será deducible, igualmente en un 50%. Por lo tanto habrá que marcar tanto para IRPF como para IVA las casillas de “Introducir el valor manualmente” e “Introducir manualmente Cuota deducible” respectivamente y consignar las cantidades correspondientes.

Anotamos los campos en rojo:

Datos generales
  1. Tipo de Operación: A Gastos/compras/otras operaciones con Factura.
  2. Tipo de Registro: A Factura.
Datos identificativos (del proveedor y de la factura)
  1. Clave Identificación declarado proveedor: (1) Corresponde a un NIF; NIF declarado: A79707345; Apellidos y nombre o denominación social declarado: Solred.
  2. Identificación de la factura o justificante: A/2014/16265; Fecha de expedición: 31-01-2015; Fecha de recepción: 05-02-2015.
Datos económicos
  1. Seleccionamos: Actividad; la Cuenta PGC: 628 y el tipo de bien.
  2. Importe Gasto: 758,04 Gasto a computar IRPF: 379,02=50%*(686,01+72,03); Base imponible IVA: 686,01 Tipo IVA: 21% Cuota IVA Soportado 144,06 Importe factura: 830,07 Cuota no deducible IVA: 72,03 Cuota deducible IVA: 72,03.

Registro factura gasolina<

8. Registro de un recibo del IBI

Para registrar el recibo del IBI, recibido por ejemplo el 30-11-2015, de importe de 350€, de un inmueble que tenemos afecto a la actividad en un 13%, accederíamos al capítulo de Gastos y facturas recibidas. Previamente al ser un gasto relacionado con un bien afecto, habría que haber registrado este bien en el Capítulo de bienes afectos o de inversión. En este caso el gasto del IBI debe estar asociado al inmueble donde se desarrolla la actividad para que se considere gasto deducible. Si el bien está parcialmente afecto a la actividad el gasto solo será deducible en ese porcentaje de afectación. Por ello en los datos económicos habrá que marcar para IRPF la casilla de “Introducir el valor manualmente” y consignar la cantidad correspondiente.

Se deben de anotar los campos en rojo que son los siguientes:

Datos generales

Tipo de Operación: B Gastos/compras/otras operaciones no requieren Factura (Ejemplo: Nómina).

Datos identificativos (del proveedor y de la factura)

Identificación del gasto y Fecha de operación: 30/11/2015.

Datos económicos

Seleccionaremos la Actividad; la Cuenta PGC: 631 Otros tributos y el bien afecto asociado al gasto y rellenaremos el Importe Gasto: 350,00 y el Gasto a computar en IRPF: 45,50 = (0,13*350).

ibi

10. Registro de la prima del seguro de un automóvil

Para registrar el recibo referente a la prima de seguro, por ejemplo afecto al 50% a la actividad por importe de 500€ del 30 de junio de 2015, accederíamos al capítulo de Gastos y Facturas recibidas. Previamente al ser un gasto relacionado con un bien afecto, habría que haber registrado este bien en el Capítulo de bienes afectos o de inversión. Al estar el automóvil afecto al 50%, la prima será deducible, igualmente en un 50%. Por lo tanto habrá que marcar para IRPF en los datos económicos la casilla de “Introducir el valor manualmente” y consignar la cantidad correspondiente (si estuviera afecto al 100% no sería necesario).

Se deben de anotar los campos en rojo que son los siguientes:

Datos generales

Tipo de Operación: "B" Gastos/compras/otras operaciones no requieren factura (ejemplo Nómina).

Datos identificativos (del proveedor y de la factura)

Identificación de la factura o justificante: SEGURO AUTOMOVIL 2015: Fecha de operación: 30/06/2015.

Datos económicos
  1. Seleccionamos la Actividad y la Cuenta PGC: 625 primas de seguro.
  2. Rellenamos el Importe Gasto: 500,00 y el Gasto a computar en IRPF: 250,00 =0,5*500.

SEGURO AUTOMÓVIL

6. PRESENTACIÓN TELEMÁTICA DEL MODELO 140

El modelo 140 que es la declaración informativa con el contenido del Libro Registro de Operaciones Económicas, se presentará obligatoriamente por medios telemáticos durante el mes de febrero, y contendrá la información correspondiente al año anterior.

Se deberá disponer de firma electrónica basada en certificado reconocido, la tarjeta BIZKAIBAI o la tarjeta de coordenadas de IZENPE

Veamos como se realiza este envío por Internet utilizando el programa de ayuda.

  1. Se clicará el botón Internet que está en la parte inferior de la pantalla inicial del libro:
  2. envío por internet 1

  3. Aparecerá la siguiente ventana que nos permitirá generar un fichero para su envío telemático:
  4. envio modelo 140 2

  5. Una vez obtenido el fichero, aparecerá otra ventana para acceder al servicio Bizkaibai desde el cual podrá presentar el modelo 140.
  6. envio modelo 140 3

 


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