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Las Administraciones Públicas crean, reciben y tramitan continuamente grandes cantidades de documentos durante sus actividades. La Diputación Foral de Bizkaia es una de ellas, encargada de gobernar el Territorio Histórico de Bizkaia, con amplias funciones en bienestar social, carreteras y obras públicas, cultura, medio ambiente, recaudación de impuestos y transporte público, entre otras.

Con el fin de conservar adecuadamente su documentación, la DFB cuenta con su propio sistema de archivo, esto es, el conjunto estructurado de instalaciones donde se custodia y de las normas y servicios que se necesitan para gestionarlas. Así, garantiza que los documentos se guardarán en buenas condiciones y de manera segura, y que se servirán cuando sea necesario para atender a las necesidades de la ciudadanía o de la propia Administración.

El objetivo principal del sistema de archivo es contribuir a que la DFB sea una Administración más eficaz, ágil, transparente y cercana a todas las personas de Bizkaia. Para conseguirlo, hay que llevar a cabo múltiples tareas: organizar y describir la documentación, prepararla físicamente colocándola en unidades de instalación (cajas) especiales bien etiquetadas, trasladarla al depósito y recibirla y colocarla en él, facilitar el acceso a ella y prestarla cuando se requiere, valorar su utilidad para diversos fines y establecer su plazo de conservación, eliminar la que ya no tiene ningún valor, y controlar informáticamente su existencia y todas sus localizaciones y movimientos.

Se trata de una labor compleja, que se lleva a cabo en colaboración incesante entre las mismas unidades administrativas, sus Archivos de Gestión y el Archivo Administrativo General (AAG), que encabeza el sistema. En todos ellos hay personal bien formado en las tareas que le corresponden;  el del AAG está altamente especializado. Gracias a él, se maneja con toda corrección una ingente cantidad de documentos: solo en papel, más de 65 kilómetros lineales de expedientes, agrupados en casi 4000 series con todo tipo de contenidos (ofrecemos su lista en el anexo).

El sistema de archivo de la DFB se estableció mediante el Decreto Foral 90/2011, que reguló su funcionamiento. Está adscrito al Gabinete o Departamento competente en la materia; en la legislatura 2015-2019 es el Departamento de Administración Pública y Relaciones Institucionales, como establece el Decreto Foral 86/2016.

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